このところマレーシアに提出する戸籍謄本や婚姻届受理証明書の翻訳依頼が続きました。翻訳上は特に他と変わるところはありませんが、書類作成上、注意しなければならない点があったので、ここに備忘録として残しておきます。
翻訳書類を公証役場に持ち込んで、公証人に翻訳証明を付けてもらいます。公証人は、翻訳証明に署名・押印し、それに当方の翻訳書類を付けてホッチキスで綴じます。日本語の原本は、あくまで翻訳証明をするための確認用という存在です。当該国の提出先窓口には、翻訳+翻訳証明と日本語原本を一緒に提出しますが、別々に分かれています。
通常はこれで問題ないのですが、東南アジアの一部の国では、これでは受理されず、突き返されることがあります。当方で確認できている国は今のところ、「マレーシア」と「タイ」です）。これらの国では、日本語原本と英語翻訳と翻訳証明とをまとめてホッチキスで止め、ページ毎に割り印を押す、とされています。
公証人は、「私はあくまで翻訳に対する証明をしているのであって、原本の証明をしているわけではないので」と言い（確かに！）、日本語原本は一緒にホッチキス止めしたくはないようです。
他の国でも、ひょっとしたらマレーシアやタイと同じことを要求されることがあるかもしれませんね。翻訳+翻訳証明の提出を要求された時には前もって大使館や領事館に確認された方がよろしいかと思います。
東南アジアの国々はほとんど、ハーグ条約（認証不要条約）には加盟していないようです。シンガポールもそうですが、先日、ある企業の方からシンガポール支社への転勤に伴う書類として戸籍謄本等の翻訳+翻訳公証を依頼されました。そのときは、上記のように日本語原本を一緒に綴じる必要はありませんでした。ですので、この問題は必ずしもハーグ条約に加盟しているかどうかには関係なさそうです。